Bilgi Bankası

E-mail İmzası Nasıl Oluşturulur? Kurumsal Mail İmza Örnekleri

E-posta imzası, e-posta’ların altına yerleştirilen dijital kartvizitler gibidir. Genellikle tam adınızı, şirket bilgilerinizi ve iletişim bilgilerinizi içerir. Kartvizit ile aynı amaçların çoğuna hizmet eder, örneğin bir daha sizi aramaları veya ofisinize gitmeleri gerektiğinde alıcıya ihtiyaç duyabileceği iletişim bilgilerini sağlayabilirsiniz. 

Bir E-posta İmzasına Neler Dahil Edilmelidir?

Aşağıda kurumsal e-posta imzanıza dahil etmeniz gereken en önemli unsurları bulabilirsiniz:

1. İsim

Bir e-posta’nın altında göndericinin adının görünmesi şarttır. 

2. Unvan

E-posta alıcılarının, işletmenizin yapısını ve iletişimde oldukları kişinin kim olduğunu daha iyi anlayabilmesi için unvanınızı bilmeleri gerekir.

3. Firma Adı

Birinin şirketinizin adını e-posta adresinizden veya web sitenizin URL'sinden alacağını varsaymayın. Bu yüzden imzanın herhangi bir yerine bir logo veya şirket adı ekleyin. Bu, insanların daha büyük bir organizasyonun parçası olduğunuzu anlamalarını ve size daha fazla güvenmelerini sağlar.

4. Telefon

E-posta harika bir iletişim şekli olsa da, bazen net bir şekilde iletişim kurmak için telefonla konuşmanız gerekebilir. Bu yüzden herhangi bir problemde ya da farklı bir konuda sizinle doğrudan iletişime geçebilmeleri için e-posta imzanıza telefonunuzu ekleyin.

5. Adres

Telefon numarası gibi imzanızda adresinizin olması da fiziksel bir varlığınızın olduğunu gösterir ve karşınızdaki kişiye güven verir. Ayrıca, bir kişi yüz yüze görüşmeye geç kaldığında ve sizi bulması için hızlı bir şekilde adresinize ihtiyaç duyduğunda da imzanızdan yararlanabilir.

6. İnternet sitesi

Web siteniz, sizin veya şirketiniz hakkında daha fazla bilgi edinmek isteyen insanların ilk gidecekleri yerdir. Şirketiniz hakkında araştırmalarının başladığı yer burasıdır. Eğer alıcıların işlerini kolaylaştırmak isterseniz, e-posta imzanıza web sitenizin tıklanabilir bir linkini ekleyebilirsiniz.

7. Şirket logosu

Yapabiliyorsanız, e-posta imzanıza bir şirket logosu eklemek önemlidir. Bir logo eklemek, e-posta’nızı etkili bir şekilde "markalaştırır" ve şirketinizin pazarlama çabalarının bir parçası olmasına izin verir.

8. Kendi fotoğrafınız

Kendi fotoğraflarınız, e-posta iletişimini kişiselleştirmenin harika bir yoludur. Bu yöntem, e-postanın tonunu daha dostça bir şekilde ayarlamanıza olanak tanır. 

9. Sosyal medya profilleri

Web siteniz profesyonel olarak ne yaptığınızı öğrenmek için gidilecek ilk yer olsa da, alıcılarınız şirketiniz hakkında daha fazla bilgi edinmek için sosyal medya profillerini ziyaret etmek isteyebilir. 

Bir E-posta İmzasına Neler Dahil Edilmemelidir?

Aşağıda e-posta’nıza dahil etmemeniz gereken en önemli unsurları bulabilirsiniz:

1. E-posta Adresi

E-posta adresinizi e-posta imzanıza eklemek gereksizdir. Çünkü alıcınız kolayca yanıtla düğmesine basabilir ve size geri dönebilir. Ek olarak, e-posta adresleri, bir e-posta imzasında uzun metin zincirleri olarak göze batabilir.

2. Büyük veya Çok Fazla Resim

Alıcılarınız, sizden her e-posta aldığında bir sürü resim indirmek zorunda kalırlarsa, bu durum hoşlarına gitmeyebilir. Ayrıca, görüntüler çok fazla yer kaplarlarsa, görüntüleyen, görsellerin gelen kutularına ekleyebileceği ek dağınıklıktan rahatsız olabilir. 

E-posta İmzanızı Nasıl Daha Profesyonel Hale Getirirsiniz?

Aşağıda e-posta’nızı daha profesyonel hale getirecek en önemli unsurları bulabilirsiniz:

1. Alakasız bilgiler eklemeyin

Hangi bilgilerin en önemli olduğunu ve neyin dahil edilmesi gerekmediğini bulun ve e-posta imzanıza bunları dahil edin.  

2. En fazla 3 renk kullanın ve markanızla tutarlı olmasını sağlayın

Çok fazla renk (veya yazı tipi) kullanmak, güvenilirliğinizi hızla kaybetmenize neden olur. Bazen daha basit bir imza daha profesyonel görünebilir. Renkleri ve yazı tiplerini aşırı kullanmak, alıcılarınızı etkilemeye çalıştığınızı ve profesyonel olmadığınızı hemen gösterir.

3. Neyin önemli olduğunu göstermek için beyaz boşluk ve görsel hiyerarşi kullanın

• E-posta imzanızda en önemli bilginin ne olduğu bir bakışta anlaşılır olmalıdır (adınız, unvanınız ve büyük olasılıkla şirket adınız). 

• Çok kalabalık veya okunması zor görünen bir imza için biraz boşluk bırakmanız ve daha az önemli bilgileri daha açık bir renkte yapmanız gerekir.
• Metni doğru boyutta tutmanız gerekir (ne çok büyük ne de çok küçük)
• Yazı tipi boyutunu birkaç nokta daha artırmak cazip gelebilir.
• Tasarlarken, imzanızı bir e-posta’nın sonuna yerleştirmeyi deneyin. Eleştirel bir şekilde bakın ve doğal mı yoksa çok büyük mü olduğuna karar verin.

E-posta İmzası Oluşturmanın Dört Yolu

Eğer e-posta imzası oluşturmak isterseniz, aşağıdaki listede e-posta imzanızı nasıl oluşturabileceğinizi bulabilirsiniz:

1. Çevrimiçi imza oluşturucu kullanın

İşletmeniz ve ekibinizin her üyesi için zahmetsizce imza oluşturabilen çeşitli çevrimiçi e-posta imza oluşturucular vardır. Bu e-posta imza oluşturucuların avantajları aşağıdaki şekildedir:

• Çoğu ücretsizdir. Gelişmiş premium özellikler ücretli sürümde mevcuttur.
• Kodlama veya grafik tasarım becerilerini kullanarak nasıl e-posta imzası oluşturacağınızı bilmenize gerek yoktur. Tek yapmanız gereken yeni bir hesaba kaydolmak, kişisel verilerinizi girmek ve web sitesine resim yüklemektir.
• Bu araçlar ile oluşturulan e-posta imzası, tüm e-posta istemcileriyle uyumludur.
• İyi bir HTML e-posta imza oluşturucu, farklı mobil cihazlarda doğru şekilde görüntülenen etkileşimli e-posta imzaları oluşturur.
• E-posta’nızın ve HTML e-posta imzanızın spam klasörüne gönderilme olasılığını en aza indirmenizi sağlar.
• Etkileşimli e-posta imzalarının kullanılmasına izin verir

2. HTML ile e-posta imzası oluşturma

HTML ile e-posta imzası oluşturmanın avantajları aşağıdaki şekildedir:

• İmza şablonunuz üzerinde tam kontrol sağlar.
• Siz veya geliştiriciniz iyi bir HTML bilgisine sahipseniz, sınırınız yoktur ve herhangi bir fikri uygulayabilirsiniz.
• İmzanız her zaman düzenlenebilirdir.
• Çoğu zaman, e-posta imza hizmetleri, bir yıl boyunca bir, iki, on ve daha fazla imza oluşturmaya izin veren çeşitli abonelik planları sunar. Ancak imzanızı istediğiniz zaman ücretsiz olarak değiştirmek isterseniz HTML kullanmanız gerekir.
• E-posta imzanızı oluşturduktan sonra, kimseye ödeme yapmanız gerekmez, ancak istediğiniz zaman düzenleme yapabilirsiniz. 

3. Photoshop'ta e-posta imzası tasarlama

Photoshop bilginiz varsa, bu seçenek sizin için ilk tercih olmalıdır. Çok çeşitli görüntü düzenleme işlevleri, yalnızca bir imza değil, bir sanat eseri elde etmenizi sağlar! 

• İmza şablonunuz üzerinde tam kontrol sağlar.
• E-posta imzanızın iletişim metnini, etiketlerini, simgelerini, yazı tipi renklerini ve stillerini, kenar boşluklarını, görüntüleri, başlığı ve daha fazlasını özelleştirebilirsiniz.
• İmzanız her zaman düzenlenebilirdir.
• Tıpkı yukarıda HTML'de bahsettiğimiz gibi, her şeyi değiştirmek istediğinizde tekrar tekrar ödeme yapmanız gerekmez.

4. Metin düzenleyici kullanarak e-posta imzası tasarlama

E-posta’lar için profesyonel bir imza tasarlamanın bir başka popüler yolu da bir Microsoft Word şablonu kullanmaktır. 

Peki, Word'de e-posta imzası nasıl oluşturulur? 

HTML kodu oluşturmak için Microsoft'un Word Rendering Engine'i muhtemelen duymuşsunuzdur. Üretilen kod; Outlook, Word ve Excel gibi neredeyse tüm Microsoft ürünlerinde aynı görünür.

Örneğin, Word e-posta imza şablonunuzu kopyalar ve doğrudan Outlook'taki bir iletiye yapıştırırsanız, imzanız Outlook'un çoğu sürümünde uygun şekilde görüntülenecektir. Bu yöntem ücretsiz olsa da, bu yöntemi izlemeyi seçerseniz bazı şeyler ters gidebilir.

Karşınıza çıkabilecek sorunlar aşağıdakileri içerir:

• Gmail, Thunderbird veya Apple Mail gibi diğer e-posta istemcileri, Word Rendering Engine tarafından üretilen "HTML e-posta imza kodunu" okuyamadığından, bu e-posta uygulamalarını kullanan alıcılar, e-posta imzanızda fazladan boşluk, boşluklar ve yanlış yazı tipleri göreceklerdir. 
• Güzel biçimlendirilmiş bir e-posta imzası büyük olasılıkla Outlook'ta iyi görünür, fakat diğer tüm büyük e-posta istemcilerinde biçimlendirilmemiş görünür. Ayrıca, imzanız bir şekilde alıcıya ulaşmayabilir.
• Tüm alıcılarınızın Outlook kullandığından emin değilseniz, Microsoft Word'de bir e-posta imzası oluşturmanız önerilmez.
• Logonuz ve diğer görselleriniz eklere gidebilir.
• Yetersiz HTML bilginiz varsa, e-posta imza şablonları oluşturmak için Word'ün kullanılmaması gerekir. Çünkü e-posta imzası büyük olasılıkla mobil cihazlarda da kötü görünecektir.